Nach Ausbildung oder Studium beginnt für viele junge Menschen die Suche nach dem passenden beruflichen Weg. Ein Teil von ihnen entscheidet sich dabei ganz bewusst gegen die Festanstellung und für ein eigenes Geschäft, sei es als Freiberufler, im Handwerk oder mit einem kleinen Onlineshop. Wie viele Berufseinsteiger sich nach dem Abschluss tatsächlich neu orientieren, zeigt übrigens schon ein Blick auf den regionalen Arbeitsmarkt. Die Geschäftsidee allein trägt allerdings noch kein Unternehmen, denn über einen gelungenen Start entscheiden vor allem geordnete Finanzen und eine verlässliche Buchhaltung.
Welche Formalitäten stehen am Anfang?
Vor der ersten Rechnung steht zunächst einmal die Anmeldung. Gewerbetreibende melden ihre Tätigkeit bei der Gemeinde an, während Freiberufler wie Designer, Texter oder Programmierer sich direkt an das Finanzamt wenden. In beiden Fällen folgt anschließend der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, der bequem online über das ELSTER-Portal ausgefüllt wird. Dort wird unter anderem der voraussichtliche Umsatz geschätzt und zugleich über die Umsatzsteuer entschieden.
Viele Gründer entscheiden sich anfangs für die Kleinunternehmerregelung. Sie befreit von der Umsatzsteuer, solange bestimmte Umsatzgrenzen eingehalten werden. Das spart eine Menge Bürokratie, hat aber durchaus eine Kehrseite, denn Vorsteuer aus eigenen Einkäufen lässt sich dann nicht geltend machen. Bei größeren Anschaffungen zum Start rechnet sich deshalb in manchen Fällen der freiwillige Wechsel zur Regelbesteuerung. Als Rechtsform genügt den meisten Gründern ohnehin das Einzelunternehmen, es entsteht ganz ohne Startkapital und ohne Notartermin.
| Info: Seit 2025 gelten höhere Grenzen für Kleinunternehmer. Der Umsatz darf im Vorjahr maximal 25.000 Euro betragen und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Die zweite Grenze wirkt dabei sofort, denn ab dem Umsatz, der sie überschreitet, fällt Umsatzsteuer an. |
Wie behalten Gründer ihre Finanzen im Blick?
Ein eigenes Geschäftskonto gehört in jedem Fall zu den ersten Schritten. Die Trennung von privaten und geschäftlichen Zahlungen erleichtert nämlich die Buchhaltung und verschafft obendrein jederzeit einen ehrlichen Blick auf die Lage des Unternehmens. Dazu kommt ein Punkt, den Berufseinsteiger erfahrungsgemäß häufig unterschätzen: Vom Honorar auf dem Konto gehört ein Teil schlicht dem Finanzamt. Die Einkommensteuer wird im ersten Jahr meist erst nachträglich fällig, oft sogar zusammen mit Vorauszahlungen für das Folgejahr. Ohne Rücklagen trifft ein solcher Bescheid viele Gründer deshalb ziemlich hart.
| Tipp: Bewährt hat sich in der Praxis ein festes Steuerkonto. Von jeder Einnahme wandern 25 – 30 Prozent direkt auf ein separates Unterkonto und bleiben dort unangetastet, bis die Abrechnung mit dem Finanzamt ansteht. |
Auch die Preiskalkulation verdient von Anfang an Aufmerksamkeit. Ein Stundensatz muss schließlich neben dem Lebensunterhalt auch Versicherungen, Ausrüstung, Weiterbildung, Urlaub und auftragsfreie Zeiten abdecken und liegt damit weit über dem Stundenlohn einer vergleichbaren Festanstellung. Zusätzlich empfiehlt sich ein Polster von 2 bis 3 Monatsausgaben auf dem Geschäftskonto, denn Aufträge und Zahlungen treffen nun einmal selten so regelmäßig ein wie ein Gehalt.
Was verlangt das Finanzamt bei der Buchhaltung?
Für die meisten Einsteiger reicht zunächst die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR. Dabei werden lediglich Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt, eine doppelte Buchführung mit Bilanz ist ohnehin erst ab höheren Gewinnen Pflicht. Trotzdem gelten von Anfang an feste Regeln. Diese Aufgaben fallen im Alltag regelmäßig an:
- Rechnungen mit allen Pflichtangaben schreiben
- Belege vollständig sammeln und mindestens acht Jahre aufbewahren
- Zahlungseingänge überwachen und offene Posten anmahnen
- bei Regelbesteuerung die Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln
- einmal im Jahr die EÜR mit der Steuererklärung einreichen
Ordentlich geführte Unterlagen sparen zudem bares Geld. Ausgaben für Technik, Fachliteratur, Software oder Fahrten zu Kunden senken nämlich als Betriebsausgaben den Gewinn und damit auch die Steuerlast. Ohne Beleg erkennt das Finanzamt davon allerdings nichts an.
Klassische Papierordner stoßen hier jedoch schnell an ihre Grenzen. Digitale Lösungen nehmen einen Großteil der Routinearbeit ab, denn ein Buchhaltungsprogramm bündelt alles von der Rechnungsstellung über die Belegablage bis zur fertigen EÜR an einem Ort. Das reduziert Fehler und spart besonders in der Anfangszeit jede Menge wertvolle Stunden.
| Hinweis: Seit 2025 gilt im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen eine Empfangspflicht für elektronische Rechnungen. Auch Kleinunternehmer benötigen daher eine Möglichkeit, E-Rechnungen anzunehmen und zu archivieren. Ein einfaches PDF zählt dabei nicht als E-Rechnung, verlangt wird ein strukturiertes Datenformat. |
Welche Absicherung brauchen junge Selbstständige?
Mit dem Abschied aus der Festanstellung endet zugleich die automatische Absicherung über den Arbeitgeber. An erster Stelle steht dann die Krankenversicherung. Selbstständige entscheiden hier selbst, ob sie sich freiwillig gesetzlich oder privat versichern. In der gesetzlichen Kasse richtet sich der Beitrag nach dem Gewinn, als Untergrenze fallen derzeit immerhin gut 200 Euro im Monat an und hinzu kommt noch die Pflegeversicherung. Diese Fixkosten gehören von Beginn an in jede Kalkulation.
Daneben verdienen auch Altersvorsorge und Risikoabsicherung einen festen Platz im Budget. Für einzelne Berufsgruppen gilt sogar eine Pflicht zur gesetzlichen Rentenversicherung, darunter etwa viele Handwerker, Lehrkräfte und Pflegekräfte. Künstler und Publizisten versichern sich wiederum vergünstigt über die Künstlersozialkasse. Eine Berufshaftpflicht schützt darüber hinaus je nach Branche vor teuren Schadensfällen und ein Krankentagegeld sichert das Einkommen bei längerer Krankheit.
Wie gelingt der Start ohne böse Überraschungen?
Selbstständigkeit bedeutet unterm Strich vor allem Eigenverantwortung und verzeiht daher wenig Nachlässigkeit bei Geld und Pflichten. Feste Routinen schaffen hier Ordnung, etwa ein wöchentlicher Termin für Belege und Rechnungen sowie ein monatlicher Blick auf Kontostand und offene Posten. Bei komplexen Steuerfragen zahlt sich professionelle Unterstützung durch eine Steuerkanzlei in aller Regel schnell aus, zumal die Gründungsberatungen von Kammern und Wirtschaftsförderung häufig sogar kostenfrei sind. Kontakte zu anderen Unternehmen und möglichen Auftraggebern entstehen zudem ganz nebenbei auf regionalen Jobmessen. Mit getrenntem Konto, festen Rücklagen und einer Buchhaltung, die von Anfang an mitläuft, verliert der Papierkram jedenfalls bald seinen Schrecken und der Kopf bleibt frei für das eigentliche Geschäft.
FAQ zum Start in die Selbstständigkeit
Ist der Start auch nebenberuflich möglich?
Ja, viele Gründungen beginnen heutzutage neben einer Festanstellung. Das senkt das Risiko erheblich, denn das Gehalt sichert weiterhin den Lebensunterhalt und die Krankenversicherung läuft einfach über den Job weiter. Der Arbeitgeber sollte allerdings informiert werden, wenn der Arbeitsvertrag das vorsieht. Steuerlich gelten übrigens dieselben Pflichten wie im Hauptberuf, der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gehört also auch hier an den Anfang.
Muss auch ein kleiner Nebenverdienst angemeldet werden?
Ja. Entscheidend ist letztlich die Absicht, dauerhaft Gewinn zu erzielen. Die Höhe der Einnahmen ändert daran erst einmal nichts. Auch regelmäßige Verkäufe über Onlineplattformen zählen dazu, denn die Plattformen melden Umsätze inzwischen ohnehin an die Finanzbehörden.
Wie unterscheiden sich Freiberufler und Gewerbetreibende?
Freie Berufe wie Texter, Ingenieure oder Dozenten melden kein Gewerbe an und zahlen dementsprechend auch keine Gewerbesteuer. Gewerbetreibende führen diese hingegen ab einem Gewinn von 24.500 Euro im Jahr ab und werden zudem Mitglied der Industrie- und Handelskammer oder der Handwerkskammer. Im Zweifel entscheidet das Finanzamt über die Einstufung.
Braucht jeder Gründer eine Steuerberatung?
Nein, längst nicht jeder. Eine einfache EÜR mit überschaubaren Buchungen gelingt mit etwas Einarbeitung und passender Software durchaus in Eigenregie. Bei Personal, hohen Investitionen oder Auslandsgeschäften ist fachliche Begleitung dagegen gut investiertes Geld.
Wann ist die erste Steuererklärung fällig?
Die Erklärung für das Gründungsjahr wird erst im Folgejahr eingereicht, regulär bis Ende Juli. Mit steuerlicher Vertretung verlängert sich diese Frist sogar noch einmal. Ratsam ist eine frühe Abgabe dennoch, denn erst danach steht die tatsächliche Steuerlast wirklich fest.